Qu'est qu'un schéma directeur des systèmes d’information ?
Un schéma directeur du système d’information est un document stratégique, validé par la direction générale. Il porte une vision à moyen terme (3 à 5 ans) de la stratégie informatique de l'entreprise. L’objectif est répondre aux enjeux business de son entreprise en structurant son organisation et en optimisant son fonctionnement.
Le schéma directeur se compose de trois grands domaines :
- La gouvernance qui coordonne la feuille de route,
- L'architecture technique et fonctionnelle,
- Le portefeuille projets.
Comment rédiger votre schéma directeur des systèmes d’information ?
Élaborer un schéma directeur informatique est engageant ; la mission s’inscrit dans un processus généralement long de 3 à 9 mois.
Pour le mener à bien, il est recommandé de l’envisager comme un projet à part entière auquel nous appliquons une vraie méthodologie de gestion de projet :
- des ressources,
- un budget,
- de la communication,
- et bien sûr un planning.
À ce sujet, il convient donc de phaser des grandes étapes, et de positionner des jalons de validation qui équivalent à des sessions de présentation, discussions et arbitrages dans des instances de direction.
Étape après étape, le "référentiel" va ainsi s’enrichir jusqu’à sa version complète et définitive.
Deux grands temps structurants peuvent être dégagés :
- L'analyse stratégique
- La déclinaison opérationnelle
L’analyse stratégique
Cette première étape va permettre de déterminer les enjeux IT en regard de la stratégie de l’entreprise. Dans un environnement en mutation, la DSI se trouve "au coeur du système" (business, relation client, conformité et réglementaire, efficience opérationnelle, etc.). Tout l’enjeu consiste donc à identifier les principes directeurs sur lesquels s’appuiera tout le reste, en veillant à ce qu’ils soient alignés avec la stratégie de l’entreprise.
Pour cela, il est conseillé de prendre en compte à la fois :
- La stratégie de l’entreprise à horizon 3-5 ans : son environnement, son ambition, son positionnement. Cette analyse peut se faire par le biais d’un SWOT « classique », par exemple au cours d’un atelier workshop avec le comité de direction
- Les enjeux auxquels font face les différents métiers de l’entreprise pour exister et se développer ; c’est une façon d’intégrer les enjeux business dans la réflexion.
- La stratégie SI : elle se fonde sur l’environnement IT (ses mutations sur un plan macro), couplé à une veille technologique par exemple.
- pour enfin aboutir à l’établissement de principes directeurs IT (entre 5 et 10, en règle générale) qui doivent permettre de couvrir tout le scope adressé par la DSI.
Ainsi, l'entreprise s’assure de transposer les enjeux métiers vers des enjeux IT tout en conservant leur alignement stratégique avec les enjeux de l’entreprise au global
La déclinaison opérationnelle du schéma directeur
Forts des grands constats et premières orientations, cette phase opérationnelle va permettre de poser les grands principes de fonctionnement et les moyens associés pour délivrer une feuille de route. Cette étape se joue aussi en plusieurs temps qui seront présentés et soumis à arbitrage, avec une dimension de plus en plus concrète et opérationnelle.
Le diagnostic
A ce stade, il va falloir confronter la stratégie retenue avec la réalité. Établir un état des lieux complet et une analyse précise de l’existant permettra de comprendre le point de départ et de mesurer les écarts avec la cible. Le diagnostic peux s’appuyer sur des méthodologies éprouvées comme :
- Analyse COBIT ou ITIL
- Mobilisation de normes sur les SI (ISO 27001 sur la sécurité par exemple)
- Bilan de données…
Cette cartographie d’ensemble doit être exhaustive et couvrir les aspects suivant :
- Le SI : architecture des données, applications, niveaux de services, sécurité et gestion des risques, etc.
- Son organisation et ses process.
- Ses équipes : évaluation des compétences, staffing, externalisation, organisation, besoin de formation, embauches, rétention, etc.
- Les budgets
- Le portefeuille projets déjà engagé, avec une météo des projets.
Les principes cibles
À ce stade, nous allons établir et acter :
- La cartographie cible
- Les choix technologiques (cloud, langages, etc.)
- L'organisation et ses équipes (incluant les recrutements prévisionnels et/ou le recours envisagé à la sous-traitance)
- Les projets stratégiques qui permettront de construire et d’atteindre le SI cible
Les moyens
Ces dernières étapes nous permettent d'orchestrer le plan d’actions à mettre en œuvre. Nous y présentons :
- La roadmap de la DSI avec de grandes séquences, un phasage dans le temps des chantiers prioritaires. Cette présentation pluriannuelle (par exemple sous forme de Gantt) pourra être couplée avec un zoom plus détaillé sur l’année à venir.
- Une synthèse budgétaire
- Des objectifs "SMART". C’est-à-dire des objectifs : Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalisables et temporellement définis.
L’accompagnement pour la structuration et la mise en oeuvre de votre SDSI
La structuration et le déploiement de votre stratégie necessite un accompagnement adapté spécifiquement aux attentes et déclinable de manière opérationnelle.
L'accompagnement se distingue par trois volets complémentaires : une compréhension fine des besoins, des compétences techniques maîtrisées, et des méthodes de travail agiles.
Une compréhension fine des besoins
Garantir une stratégie co-construite par vos directions, il est nécessaire d’intégrer l’ensemble des parties prenantes (DG, RH et Finances…) au processus de construction du schéma directeur des SI, et ce depuis la phase de diagnostic.
Par le biais d’entretiens ou d’ateliers participatifs, mobiliser différents principes d’animation pour créer un environnement propice à une prise de parole collective et constructive.
Des compétences techniques maîtrisées et adaptées
Les compétences déployées par nos équipes pour vous accompagner se basent sur des méthodes éprouvées en termes de structuration de stratégie. Parmi elles, nous utilisons notamment :
COBIT : Cadre de référence pour la maîtrise et l’audit de la gouvernance des SI, nous utilisons cette méthode pour faire le lien entre les risques métiers, le besoin de contrôle et les enjeux techniques au sein du service informatique de la collectivité.
ITIL : Cette méthode permet de s’intéresser de près au cycle de vie d’un service informatique, en considérant l’ensemble de ces aspects dans le but de satisfaire l’utilisateur final.
Ces différentes approches de l’innovation et les méthodes que nous appliquons sont adaptées aux besoins de votre collectivité. Ainsi, nos analyses sont déclinées selon le type de collectivité, sa taille, son alignement stratégique, etc. Le périmètre couvert par ces analyses évoluent selon la gouvernance, les processus de travail ou processus métiers étudiés.
À l’heure de l’agile, un schéma directeur reste-t-il pertinent ?
L’élaboration d’un schéma directeur est engageante et assez rigide : elle délivre une roadmap pluriannuelle de la direction informatique dans laquelle s’inscrit tous les projets métiers, la façon de les construire, avec quels objectifs, quelle direction.
Cette façon de faire a pour inconvénient de créer un effet tunnel peu propice au pilotage agile. Une contrainte de taille dans des contextes incertains, amenés soit par l’instabilité de l’environnement externe, soit par l’impératif pour l’organisation d’être véloce et réactive pour faire face aux imprévus.
Pour tenir compte de cette tendance de fond, il est donc essentiel d’intégrer de la souplesse dans sa conception. Sans quoi le risque est grand que leur pertinence et leur "validité" s’érodent très rapidement. Il faut désormais la considérer comme une boussole, et être prêt chaque année à réévaluer la trajectoire au gré des aléas, des imprévus, des arbitrages et nouvelles priorités qui pourront émerger.
Ainsi, dans la roadmap qu’il établie, le schéma directeur agile va permettre de planifier et de lotir les différents projets et d'assumer de niveler les projets entre ceux qui sont pleinement contributifs et ceux qui doivent être réalisés plus rapidement avec les dispositifs à date. Une approche complémentaire consiste à orchestrer plusieurs « petits projets » et itérer par séquences consécutives dans une vraie démarche d’agilité, de manière à adresser l’ensemble des enjeux et objectifs établis dans la stratégie SI.
Cinq règles d’or pour réussir son schéma directeur
Règle 1
Ne jamais perdre de vue qu’un schéma directeur fort est tracté par les enjeux stratégiques de l’entreprise et non par des considérations IT.
C’est parce qu’il a vocation à placer le système d’information au cœur de l’organisation qu’il va gagner sa place stratégique, s’imposer comme un socle de référence et qu’il facilitera le maintien d’investissements continus dans le temps pour le mener à bien.
Règle 2
Établir et proposer des scénarios alternatifs
Le fait de donner le choix est souvent un bon "stratagème" pour emporter une décision, le décideur devenant acteur de la décision. Ainsi, expliquer et partager les options possibles, très en amont, permet de préparer le terrain pour nourrir la décision future et partager la responsabilité de cette décision.
Règle 3
Être ouvert et collaboratif dans l’élaboration
La DSI a tout intérêt d'ouvrir le cercle des collaborateurs qui seront contributeurs de son élaboration :
- A vos managers ou votre équipe : cela sera clé pour fédérer les équipes dans sa mise en œuvre et initier les premiers projets, mettre en œuvre les premières décisions.
- Un conseil extérieur: l’apport d’un regard externe est avant tout un levier pour ouvrir le champ des possibles, avoir accès à des datas, benchmarks, solutions tierces, challenger l’existant par un regard externe, neutre, vierge d’a priori et de résistances au changement et donc plus à même de faire bouger les lignes.
Règle 4
Ne pas considérer que le travail est terminé quand le schéma directeur est validé
Le schéma directeur doit vivre dans le temps et il est fondamental de le réinterroger périodiquement (par exemple dans des points d’étapes semestriels) pour faire le point et rendre le compte de son avancement et réévaluer ce qui doit l’être.
Voilà les points que nous vous conseillons d’aborder dans une revue intermédiaire :
- Contexte et faits marquants des mois écoulés,
- Retour "critique" sur l’alignement avec les axes stratégiques du SI initialement établis
- Revue et météo des grands chantiers : ce qui a été réalisé, les forces dégagées, difficultés rencontrées, prochaines étapes structurantes, tendance
- Révision de la roadmap en termes de planning, avec mise en perspective des projets terminés et des plannings tenus ou éventuellement révisés et nouveaux projets émergents.
Règle 5
Ne pas négliger la communication autour du schéma directeur
Etablir un schéma directeur informatique est en soit un projet, et comme tout projet, chaque étape compte et doit être accompagnée d’un dispositif de communication adapté : du kick-off à l'annonce de la démarche d’élaboration, qui servira de sensibilisation, aux repères à partager à chaque étape clé jusqu’à la validation finale du schéma directeur.
Pour chaque communication, il est important de se mettre à la place du public cible : pour faire comprendre, convaincre ou adhérer, il faut en premier lieu que l’auditoire parvienne à nous suivre, et pour cela penser systématiquement à s’adapter à son audience, quitte à vulgariser certains concepts, penser à éclairer certains enjeux et ne surtout pas jargonner.